V nastaveniach je možné nastaviť osobu poverenú plánovaním kapacity. Plánovač kapacity je osoba, ktorá zabezpečuje efektívne využitie zdrojov a kapacít v projektoch. Jeho úlohou je starostlivo plánovať, sledovať dostupné kapacity a koordinovať prácu tímu, alebo členov projektu, aby projekty a ich úlohy prebiehali plynulo, načas a bez zbytočných prestojov.

Nastaviť osobu poverenú plánovaním je možne až na troch miestach:

1. Na projekte - v nastaveniach práv jednotlivých členov projektu,
2. Na pracovnom priestore - v nastaveniach práv pracovného priestoru,
3. Na spoločnosti - v nastaveniach práv jednotlivých členov spoločnosti.

Pričom najvyššie práva má plánovač kapacít nastavený na spoločnosti, pretože mu je umožnené plánovanie kapacít pre celú spoločnosť, všetky jej pracovné priestory a projekty v nich. Plánovač kapacít má k dispozícií plánovanie kapacít pre úlohy projektov, ktoré sa nachádzajú v danom pracovnom priestore. Plánovač kapacít nastavený na projekte má možnosť plánovania len v rámci daného projektu. Plánovačom kapacít sa môže stať iba interný užívateľ spoločnosti.

Aby mal užívateľ právo na portfólio, musí spĺňať nasledujúce podmienky:

• Musí ísť o aktívneho užívateľa spoločnosti (v nastaveniach užívateľa v rámci spoločnosti je povolený prístup k dátam.

Následne:

• Užívateľ má právo na všetky portfólia, ktorých je členom.
• Interný užívateľ ma právo na portfólia s nastavenou Viditeľnosťou „Interní užívatelia spoločnosti“.
• Supervízor spoločnosti má právo na všetky portfólia spoločnosti.

Aplikácia ALITEO umožňuje 2 zobrazenia tímov:

• Zoznam – tímy sú zobrazené formou náhľadových kariet
• Strom – tímy sú zobrazené formou stromu

Zoznam

Jednotlivé tímy sú zobrazené formou náhľadových kariet, ktoré obsahujú základné údaje:

• Navigácia – ide o bližšiu informáciu na čom bol výkaz práce vytvorený (spoločnosť, pracovný priestor)
• Názov tímu
• Informácie k tímu – zobrazujú aktuálne informácie k projektu
  • Nadriadené – táto informácia sa zobrazuje len pri subtímoch a hovorí, ktorý tím je nadriadený danému subtímu
  • Aktívne úlohy – úlohy, ktoré nie sú archivované uzatvorené alebo zrušené
  • Úlohy na reakciu – úlohy čakajúce na reakciu projektu
• Užívatelia – sú tu uvedené 2 skupiny užívateľov:
  • administrátori/vlastníci tímu – uvedení vľavo od zvislej, šedej, oddeľovacej čiary
  • členovia tímu – uvedení vpravo od zvislej, šedej, oddeľovacej čiary

Strom

Toto zobrazenie umožňuje zobraziť tímy v stromovej štruktúre a poskytuje tak jednoduchšie a kompaktnejšie vyobrazenie hierarchie tímov a ich subtímov. Pomocou tohto zobrazenia vieme jasne rozpoznať nadradené tímy pre všetky subtímy. Okrem toho tento pohľad poskytuje všetky informácie pohľadu zoznam.

Pohľady (pre niekoho známe pod názvom filtre) sú užívateľom definované nastavenia, ktoré bližšie špecifikujú, aké projekty chce užívateľ zobraziť.
V hornej časti sa nachádzajú preddefinované pohľady a pod nimi sú pohľady definované užívateľom.
Preddefinované pohľady sa vzťahujú na práva prihláseného užívateľa. Máme k dispozícii nasledovné možnosti:

• Moje tímy – ide o tímy, v ktorých je prihlásený užívateľ členom
• Spravované tímy – ide o tímy, v ktorých je prihlásený užívateľ administrátorom
• Všetky tímy – ide o tímy, na ktoré ma prihlásený užívateľ právo. Teda nie len tie, ktorých je členom ale aj tie na ktoré ma právo z dôvodu, že sú viditeľné, alebo má právo supervízora spoločnosti, v ktorom tímy sú.

Užívateľom definované pohľady delíme do 2 hlavných kategórií:

• Moje – ide o užívateľom definované pohľady, ktoré vidí iba on sám
• Spoločnosť – ide o užívateľom, administrátorom spoločnosti definované pohľady, ktoré sú uložené v spoločnosti a podľa nastavení ich vidia aj ostatní členovia spoločnosti. Na spoločnosti je možné uložiť nasledovné typy pohľadov:
  • iba interní užívatelia – tento pohľad sa zobrazuje iba interným užívateľom spoločnosti
  • interní a externí užívatelia – tento pohľad sa zobrazuje ako interným tak aj externým užívateľom spoločnosti

Nový pohľad vytvárame stlačením tlačidla “Nový pohľad”. V zobrazenom dialógovom okne následne upravujeme nastavenia pohľadu máme dostupné nasledujúce možnosti:

• Spoločnosť – definujeme spoločnosť, ktorej tímy chceme zobrazovať. Je dostupná aj možnosť všetkých spoločností.
• Názov – definujeme názov tímu, ktorý chceme filtrovať
• Podmienky - môžeme vytvárať kombináciu viacerých podmienok, ktoré užšie špecifikujú konkrétne tímy. K dispozícii sú ako štandardné dáta pre tímy.
• Ďalšie možnosti – k dispozícií sú tieto možnosti:
  • Vrátane archivovaných tímov - zobrazí aj archivované tímy
  • Iba obľúbené tímy - zobrazí iba obľúbené tímy
  • Vrátane subtímov - zobrazí aj subtímy

Po nastavení pohľadu v dialógovom okne stlačíme tlačidlo “aplikovať pohľad”. Aplikovaný pohľad sa zjaví v hornej časti ľavého panelu v čiernom okienku. Po kontrole dát, teda zoznamu tímov, na základe aplikovaného pohľadu môžeme tento pohľad ešte upravovať alebo ho prípadne uložiť. Pohľad uložíme stlačením tlačidla “uložiť pohľad” a v nasledujúcom dialógovom okne vyberieme jeden z typov pohľadov – moje, iba interní užívatelia spoločnosti, interní a externí užívatelia spoločnosti.

Po uložení pohľadu je tento pohľad dostupný v zozname všetkých pohľadov podľa kategórie. Jednotlivé pohľady je možné označiť ako obľúbené (ikona hviezdičky), tým si upravovať zoznam pohľadov, o ktoré má užívateľ záujem. Ak existuje aspoň 1 pohľad označený ako obľúbený, potom sa automaticky zapína voľba na obľúbené pohľady - ikona hviezdičky danej kategórie.

Aby mal užívateľ právo na výkaz práce, musí spĺňať nasledujúce podmienky:

• Musí ísť o aktívneho užívateľa spoločnosti (v nastaveniach užívateľa v rámci spoločnosti je povolený prístup k dátam

Následne:

• Užívateľ má právo na výkaz práce, ktorého je vlastníkom.
• Užívateľ má právo na výkaz práce, ak je mentorom vlastníka výkazu práce.
• Užívateľ má právo na výkaz práce, ak je supervízorom spoločnosti
• Užívateľ má právo na výkaz práce k projektu, alebo tímu, ak je interným členom projektu, alebo tímu
• Užívateľ má právo na výkaz práce k projektovej úlohe, ak je interným užívateľom spoločnosti a zároveň supervízorom projektu, alebo pracovného priestoru
• Užívateľ má právo na výkaz práce k tímovej úlohe, ak je interným užívateľom spoločnosti a zároveň supervízorom tímu

Synchronizovaním kalendárov aplikácie ALITEO s kalendárom užívateľa je možné prepojiť udalosti oboch kalendárov. To užívateľom umožňuje ľahšiu organizáciu ich času a minimalizuje úkony, ktoré je potrebné spraviť pri organizovaní udalostí a porád. Kalendár užívateľa je dostupný prostredníctvom jedného z podporovaných poskytovateľov služieb. V súčasnosti ide o Exchange, Office 365 a Gmail. Návod na prepojenie kalendárov nájdete na tomto odkaze. 

Ak užívateľ má synchronizovaný kalendár, všetky udalosti, ktoré vytvorí v aplikácií ALITEO sa zapíšu aj do prepojeného kalendára. Toto prepojenie funguje obojstranne, teda všetky udalosti vytvorené v kalendári mimo aplikácie ALITEO sú následne prenesené do kalendára ALITEO.  

Udalosti kalendára sa môžu nachádzať v rôznych stavoch. Konkrétne ide o: 

• Prepojená udalosť - ak v dobe vzniku udalosti bol kalendár užívateľa synchronizovaný s kalendárom jedného z podporovaných poskytovateľov je udalosť považovaná za prepojenú.
• Neprepojená udalosť - ak v dobe vzniku udalosti nebol kalendár užívateľa synchronizovaný s kalendárom jedného z podporovaných poskytovateľov je udalosť považovaná za neprepojenú.
• Zrušená udalosť - ak má užívateľ synchronizované kalendáre a v kalendáre poskytovateľa sa udalosť nenachádza, je táto udalosť považovaná za zrušenú.
• Neznáma udalosť - V prípade, že sa nedá overiť existencia udalosti v kalendári pripojeného poskytovateľa, ale kalendáre nie je možné prepojiť, je udalosť považovaná za neznámu.  

Všetky udalosti vytvorené v aplikácií ALITEO je možné prepojiť s kalendárom, alebo ich aj odpojiť od kalendára. Odpojením udalosti od kalendára sa udalosť zmaže z kalendára poskytovateľa a je k nej možné pristupovať len prostredníctvom aplikácie ALITEO. 

Prepojené udalosti je možné upravovať, či už prostredníctvom ALITEO, alebo prostredníctvom kalendára poskytovateľa. Všetky tieto úpravy sú následne synchronizované. Môže ísť napríklad o úpravy času udalosti, účastníkov udalosti, popisu udalosti a iné.  

Informáciu o prepojenosti udalostí je možné nájsť v náhľade udalostí v kolónke “Stav poskytovateľa služieb”. Tieto stavy sú rozdelené na: 

• Udalosť je pripojená - udalosť je prepojená s udalosťou kalendára poskytovateľa služieb.
• Udalosť nenájdená - udalosť nie je prepojená s udalosťou kalendára poskytovateľa služieb (Synchronizácia kalendárov je funkčná, ale udalosť sa v kalendári poskytovateľa služieb nenachádza).
• Poskytovateľ bol zmenený
• Chyba pripojenia - pri synchronizácií došlo k chybe. 

Toto zobrazenie poskytuje prehľad o kapacitách jednotlivých užívateľov a zaplánovaní jednotlivých úloh. Zobrazenie plánovania je možné nájsť v evidencií projekty, kde sa nachádzajú všetky projekty a aj v detaile jednotlivých projektov. Kapacitné plánovanie umožňuje manažérom projektov ich efektívne riadenie a poskytuje okamžitú informáciu o vyťaženosti členov projektu. 

Základom pre správne fungovanie plánovania je mať pripojeného poskytovateľa kalendára v užívateľských nastaveniach. Návod k tomuto nastaveniu nájdete na tomto odkaze. Kapacitné plánovanie počíta s pracovnou dobou užívateľov, preto ju treba mať pre správny výpočet taktiež nastavenú. Vzhľadom na to, že plánovanie kapacít v princípe funguje na základe vytvárania udalostí za vlastníka kalendára, musí v rovnakých nastaveniach súhlasiť s poskytnutím kalendára a zároveň s jeho zmenami. Tieto nastavenia je však možné deaktivovať. 

Kapacitné plánovanie vychádza z Ganttovho zobrazenia, teda ak chceme efektívne plánovať úlohy členom projektov je potrebné aby projekty a úlohy v nich mali definovaný dátum zahájenia, dátum splnenia a taktiež odhadovaný čas plnenia úloh. Ak sú všetky tieto nastavenia definované, v zobrazení plánovanie je následne možné vidieť reprezentáciu časového harmonogramu projektov a ich úloh, pričom pri úlohách sa nachádzajú ikony so symbolom "+", vďaka ktorým je možné plánovať dané úlohy členom projektov. Úlohy je však možné plánovať aj mimo ikon so symbolom "+", tie sa však zobrazujú červenou ikonou, ktorá signalizuje, že úlohy sú plánované mimo ich určený dátum zahájenia, splnenia, alebo presiahli odhadovaný čas plnenia úlohy. 

Označením jedného z členov projektu a vybratím projektovej úlohy je možné úlohu detailnejšie zaplánovať. Po zvolení sa zobrazí hodinový časový harmonogram, v ktorom sa zobrazujú aj ostatné udalosti z kalendára vybratého užívateľa, ako napríklad porady či termíny iných úloh. Je dôležité poznamenať, že zobrazené sú len udalosti, ktoré nemajú nastavený stav "Voľno". Naplánovaná úloha v tomto časovom harmonograme sa zobrazuje tmavou ikonou pre lepšie odlíšenie od ostatných udalostí z kalendára. Naplánovanú úlohu je možné presúvať v čase, alebo meniť jej dĺžku, respektíve čas od-do. Taktiež je možné pomocou blokového plánovania vyplniť všetku dostupnú voľnú kapacitu užívateľa v rámci dňa/mesiaca/týždňa úlohou. 

Pri postupnom plánovaní sa zvyšuje využitie kapacity užívateľov, ktorá je definovaná ich pracovnou dobou od-do, a pri úlohách sa napĺňa čas, ktorý bol určený na ich splnenie. Ak dôjde k prekročeniu týchto kapacít, projektový manažér je na to upozornený vyznačením priestoru a textu, ktorý zobrazuje kapacity, červenou farbou.

Kapacitné plánovanie sa predvolene zobrazuje v dennom zobrazení. Prepínačom je možné prepnúť toto zobrazenie na týždne, alebo mesiace. Pri zobrazení týždňov a mesiacov sa zobrazujú prstencové grafy, ktoré symbolizujú využitie kapacity užívateľa danou úlohou alebo inými udalosťami. 

V pravom hornom rohu pohľadu sú dostupné ďalšie nástroje pre prispôsobenie zobrazenia kapacít:

• Možnosť zobrazenia udalostí v stave "Voľno" - tieto udalosti sú v plánovaní predvolene ignorované.
• Súčtový riadok – zobrazuje súčet všetkých naplánovaných hodín pre jednotlivých užívateľov, čo umožňuje lepšie riadenie zdrojov. 

Záložka Dnes poskytuje užívateľom rýchly prístup k všetkým udalostiam a poradám, ktoré ich čakajú v danom dni, bez nutnosti otvárať evidenciu kalendár alebo záložky porady v projektoch či tímoch. V tejto záložke sa môžu užívatelia presúvať v čase v rámci daného dňa pomocou kolieska myši. Záložka Dnes tiež umožňuje vytvoriť novú udalosť, poradu alebo si naplánovať úlohy na konkrétny čas počas dňa. Porady je možné vytvoriť prostredníctvom tlačidla, ktoré sa zobrazí po otvorení záložky Dnes, a úlohy sa dajú naplánovať jednoduchým pretiahnutím (drag and drop) do tejto záložky. 

V záložke Aktivita nájdu užívatelia všetky aktivity, ktoré sami vykonali. Na rozdiel od upozornení, ktoré zobrazujú zmeny a aktivity v úlohách a iných objektoch aplikácie ALITEO, ku ktorým majú prístup aj ostatní členovia projektov alebo spoločností, záložka Aktivita zobrazuje len tie zmeny a aktivity, ktoré vykonali samotní užívatelia. Podobne, ako pri upozorneniach a zmienkach sú jednotlivé aktivity usporiadané pod objekty, v ktorých boli vykonané. 

Zmienky dopĺňajú funkcie upozornení tým, že poskytujú užívateľom prehľad o situáciách, v ktorých boli priamo označení v komentároch úloh. Zmienky sú usporiadané podobne ako upozornenia – pod príslušné objekty, ku ktorým patria. Táto funkcia umožňuje užívateľom ľahko sledovať všetky relevantné zmienky a rýchlo reagovať na dôležité interakcie.