Nápověda
ZAVŘÍT
Synchronizovaním kalendárov aplikácie ALITEO s kalendárom užívateľa je možné prepojiť udalosti oboch kalendárov. To užívateľom umožňuje ľahšiu organizáciu ich času a minimalizuje úkony, ktoré je potrebné spraviť pri organizovaní udalostí a porád. Kalendár užívateľa je dostupný prostredníctvom jedného z podporovaných poskytovateľov služieb. V súčasnosti ide o Exchange, Office 365 a Gmail. Návod na prepojenie kalendárov nájdete na tomto odkaze.
Ak užívateľ má synchronizovaný kalendár, všetky udalosti, ktoré vytvorí v aplikácií ALITEO sa zapíšu aj do prepojeného kalendára. Toto prepojenie funguje obojstranne, teda všetky udalosti vytvorené v kalendári mimo aplikácie ALITEO sú následne prenesené do kalendára ALITEO.
Udalosti kalendára sa môžu nachádzať v rôznych stavoch. Konkrétne ide o:
Všetky udalosti vytvorené v aplikácií ALITEO je možné prepojiť s kalendárom, alebo ich aj odpojiť od kalendára. Odpojením udalosti od kalendára sa udalosť zmaže z kalendára poskytovateľa a je k nej možné pristupovať len prostredníctvom aplikácie ALITEO.
Prepojené udalosti je možné upravovať, či už prostredníctvom ALITEO, alebo prostredníctvom kalendára poskytovateľa. Všetky tieto úpravy sú následne synchronizované. Môže ísť napríklad o úpravy času udalosti, účastníkov udalosti, popisu udalosti a iné.
Informáciu o prepojenosti udalostí je možné nájsť v náhľade udalostí v kolónke “Stav poskytovateľa služieb”. Tieto stavy sú rozdelené na:
Toto zobrazenie poskytuje prehľad o kapacitách jednotlivých užívateľov a zaplánovaní jednotlivých úloh. Zobrazenie plánovania je možné nájsť v evidencií projekty, kde sa nachádzajú všetky projekty a aj v detaile jednotlivých projektov. Kapacitné plánovanie umožňuje manažérom projektov ich efektívne riadenie a poskytuje okamžitú informáciu o vyťaženosti členov projektu.
Základom pre správne fungovanie plánovania je mať pripojeného poskytovateľa kalendára v užívateľských nastaveniach. Návod k tomuto nastaveniu nájdete na tomto odkaze. Kapacitné plánovanie počíta s pracovnou dobou užívateľov, preto ju treba mať pre správny výpočet taktiež nastavenú. Vzhľadom na to, že plánovanie kapacít v princípe funguje na základe vytvárania udalostí za vlastníka kalendára, musí v rovnakých nastaveniach súhlasiť s poskytnutím kalendára a zároveň s jeho zmenami. Tieto nastavenia je však možné deaktivovať.
Kapacitné plánovanie vychádza z Ganttovho zobrazenia, teda ak chceme efektívne plánovať úlohy členom projektov je potrebné aby projekty a úlohy v nich mali definovaný dátum zahájenia, dátum splnenia a taktiež odhadovaný čas plnenia úloh. Ak sú všetky tieto nastavenia definované, v zobrazení plánovanie je následne možné vidieť reprezentáciu časového harmonogramu projektov a ich úloh, pričom pri úlohách sa nachádzajú ikony so symbolom "+", vďaka ktorým je možné plánovať dané úlohy členom projektov. Úlohy je však možné plánovať aj mimo ikon so symbolom "+", tie sa však zobrazujú červenou ikonou, ktorá signalizuje, že úlohy sú plánované mimo ich určený dátum zahájenia, splnenia, alebo presiahli odhadovaný čas plnenia úlohy.
Označením jedného z členov projektu a vybratím projektovej úlohy je možné úlohu detailnejšie zaplánovať. Po zvolení sa zobrazí hodinový časový harmonogram, v ktorom sa zobrazujú aj ostatné udalosti z kalendára vybratého užívateľa, ako napríklad porady či termíny iných úloh. Je dôležité poznamenať, že zobrazené sú len udalosti, ktoré nemajú nastavený stav "Voľno". Naplánovaná úloha v tomto časovom harmonograme sa zobrazuje tmavou ikonou pre lepšie odlíšenie od ostatných udalostí z kalendára. Naplánovanú úlohu je možné presúvať v čase, alebo meniť jej dĺžku, respektíve čas od-do. Taktiež je možné pomocou blokového plánovania vyplniť všetku dostupnú voľnú kapacitu užívateľa v rámci dňa/mesiaca/týždňa úlohou.
Pri postupnom plánovaní sa zvyšuje využitie kapacity užívateľov, ktorá je definovaná ich pracovnou dobou od-do, a pri úlohách sa napĺňa čas, ktorý bol určený na ich splnenie. Ak dôjde k prekročeniu týchto kapacít, projektový manažér je na to upozornený vyznačením priestoru a textu, ktorý zobrazuje kapacity, červenou farbou.
Kapacitné plánovanie sa predvolene zobrazuje v dennom zobrazení. Prepínačom je možné prepnúť toto zobrazenie na týždne, alebo mesiace. Pri zobrazení týždňov a mesiacov sa zobrazujú prstencové grafy, ktoré symbolizujú využitie kapacity užívateľa danou úlohou alebo inými udalosťami.
V pravom hornom rohu pohľadu sú dostupné ďalšie nástroje pre prispôsobenie zobrazenia kapacít:
Záložka Dnes poskytuje užívateľom rýchly prístup k všetkým udalostiam a poradám, ktoré ich čakajú v danom dni, bez nutnosti otvárať evidenciu kalendár alebo záložky porady v projektoch či tímoch. V tejto záložke sa môžu užívatelia presúvať v čase v rámci daného dňa pomocou kolieska myši. Záložka Dnes tiež umožňuje vytvoriť novú udalosť, poradu alebo si naplánovať úlohy na konkrétny čas počas dňa. Porady je možné vytvoriť prostredníctvom tlačidla, ktoré sa zobrazí po otvorení záložky Dnes, a úlohy sa dajú naplánovať jednoduchým pretiahnutím (drag and drop) do tejto záložky.
V záložke Aktivita nájdu užívatelia všetky aktivity, ktoré sami vykonali. Na rozdiel od upozornení, ktoré zobrazujú zmeny a aktivity v úlohách a iných objektoch aplikácie ALITEO, ku ktorým majú prístup aj ostatní členovia projektov alebo spoločností, záložka Aktivita zobrazuje len tie zmeny a aktivity, ktoré vykonali samotní užívatelia. Podobne, ako pri upozorneniach a zmienkach sú jednotlivé aktivity usporiadané pod objekty, v ktorých boli vykonané.
Zmienky dopĺňajú funkcie upozornení tým, že poskytujú užívateľom prehľad o situáciách, v ktorých boli priamo označení v komentároch úloh. Zmienky sú usporiadané podobne ako upozornenia – pod príslušné objekty, ku ktorým patria. Táto funkcia umožňuje užívateľom ľahko sledovať všetky relevantné zmienky a rýchlo reagovať na dôležité interakcie.
Záložka Upozornenia poskytuje užívateľom prehľad o zmenách, ktoré nastali v rôznych objektoch aplikácie ALITEO, ako sú projekty, úlohy, porady a podobne. Upozornenia sú usporiadané podľa objektov, ku ktorým patria. Napríklad, ak v úlohe pribudne nový komentár a zároveň sa zmení jej etapa, obe tieto upozornenia nájdete pod touto úlohou. Jednotlivé objekty upozornení je možné ľahko rozlíšiť pomocou intuitívnych ikon. Týmto spôsobom majú užívatelia všetky dôležité informácie vždy na dosah a môžu rýchlo reagovať na nové zmeny a notifikácie.
Pomocou Chatu dokážu užívatelia aplikácie ALITEO komunikovať s ďalšími členmi spoločností. V tejto záložke nájdu užívatelia všetky svoje otvorené chaty, či už ide o chat projektu, chat tímu, alebo súkromný chat s jednotlivými užívateľmi. V rámci tejto záložky majú užívatelia možnosť vytvoriť nový chat a vďaka intuitívnej navigácií nájsť konkrétnych užívateľov, alebo skupiny užívateľov svojej spoločnosti, s ktorými chcú začať konverzáciu.
V záložke Poznámky aplikácie ALITEO si užívatelia môžu vytvárať súkromné poznámky a usporiadať ich do prehľadných zložiek. K dispozícii sú rôzne typy poznámok: Klasické poznámky, kde jednoducho zadáte názov a text, ToDo poznámky, ktoré Vám umožňujú vytvárať zoznamy úloh na splnenie. Okrem toho si môžete vytvoriť aj poznámky, ktoré obsahujú prílohy alebo odkazy, čím ešte viac zjednodušíte správu svojich úloh a projektov.
V tejto záložke užívatelia vidia svoje všetky doterajšie merania zahájené merania času. Či už na jednotlivých úlohách, projektoch, poradách atď.. Táto záložka taktiež poskytuje možnosť vytvoriť nové meranie času. Zvolením typu merania(Spoločnosť, Úloha, Projekt, Tím) a následným výberom konkrétneho objektu dokážu užívatelia vytvoriť a spustiť nové meranie času. Táto záložka taktiež poskytuje možnosť doterajšie merania času uložiť a transformovať ich tak na výkazy práce.
Aplikácia ALITEO od verzie 23.3 umožňuje aj neregistrovaným tzv. anonymným užívateľom prístup k prípadom zadaným prostredníctvom emailu do existujúceho projektu. Nemusia teda svoje prípady obsluhovať len cez email, ale môžu si všetky svoje úlohy (ktorých je vlastníkom) pozrieť na tzv. portáli.
Do portálu sa anonymný užívateľ dostane z emailu, ktorý obsahuje upozornenie aplikácie ALITEO kliknutím na tlačidlo „Zobraziť úlohu“. Portál sa otvára vo webovom prehliadači, kde je prostredie viditeľne jednoduchšie oproti rozhraniu priamo v aplikácii ALITEO.
Obrazovka obsahuje
