Ako funguje plánovanie

Toto zobrazenie poskytuje prehľad o kapacitách jednotlivých užívateľov a zaplánovaní jednotlivých úloh. Zobrazenie plánovania je možné nájsť v evidencií projekty, kde sa nachádzajú všetky projekty a aj v detaile jednotlivých projektov. Kapacitné plánovanie umožňuje manažérom projektov ich efektívne riadenie a poskytuje okamžitú informáciu o vyťaženosti členov projektu. 

Základom pre správne fungovanie plánovania je mať pripojeného poskytovateľa kalendára v užívateľských nastaveniach. Návod k tomuto nastaveniu nájdete na tomto odkaze. Kapacitné plánovanie počíta s pracovnou dobou užívateľov, preto ju treba mať pre správny výpočet taktiež nastavenú. Vzhľadom na to, že plánovanie kapacít v princípe funguje na základe vytvárania udalostí za vlastníka kalendára, musí v rovnakých nastaveniach súhlasiť s poskytnutím kalendára a zároveň s jeho zmenami. Tieto nastavenia je však možné deaktivovať. 

Kapacitné plánovanie vychádza z Ganttovho zobrazenia, teda ak chceme efektívne plánovať úlohy členom projektov je potrebné aby projekty a úlohy v nich mali definovaný dátum zahájenia, dátum splnenia a taktiež odhadovaný čas plnenia úloh. Ak sú všetky tieto nastavenia definované, v zobrazení plánovanie je následne možné vidieť reprezentáciu časového harmonogramu projektov a ich úloh, pričom pri úlohách sa nachádzajú ikony so symbolom "+", vďaka ktorým je možné plánovať dané úlohy členom projektov. Úlohy je však možné plánovať aj mimo ikon so symbolom "+", tie sa však zobrazujú červenou ikonou, ktorá signalizuje, že úlohy sú plánované mimo ich určený dátum zahájenia, splnenia, alebo presiahli odhadovaný čas plnenia úlohy. 

Označením jedného z členov projektu a vybratím projektovej úlohy je možné úlohu detailnejšie zaplánovať. Po zvolení sa zobrazí hodinový časový harmonogram, v ktorom sa zobrazujú aj ostatné udalosti z kalendára vybratého užívateľa, ako napríklad porady či termíny iných úloh. Je dôležité poznamenať, že zobrazené sú len udalosti, ktoré nemajú nastavený stav "Voľno". Naplánovaná úloha v tomto časovom harmonograme sa zobrazuje tmavou ikonou pre lepšie odlíšenie od ostatných udalostí z kalendára. Naplánovanú úlohu je možné presúvať v čase, alebo meniť jej dĺžku, respektíve čas od-do. Taktiež je možné pomocou blokového plánovania vyplniť všetku dostupnú voľnú kapacitu užívateľa v rámci dňa/mesiaca/týždňa úlohou. 

Pri postupnom plánovaní sa zvyšuje využitie kapacity užívateľov, ktorá je definovaná ich pracovnou dobou od-do, a pri úlohách sa napĺňa čas, ktorý bol určený na ich splnenie. Ak dôjde k prekročeniu týchto kapacít, projektový manažér je na to upozornený vyznačením priestoru a textu, ktorý zobrazuje kapacity, červenou farbou.

Kapacitné plánovanie sa predvolene zobrazuje v dennom zobrazení. Prepínačom je možné prepnúť toto zobrazenie na týždne, alebo mesiace. Pri zobrazení týždňov a mesiacov sa zobrazujú prstencové grafy, ktoré symbolizujú využitie kapacity užívateľa danou úlohou alebo inými udalosťami. 

V pravom hornom rohu pohľadu sú dostupné ďalšie nástroje pre prispôsobenie zobrazenia kapacít:

• Možnosť zobrazenia udalostí v stave "Voľno" - tieto udalosti sú v plánovaní predvolene ignorované.
• Súčtový riadok – zobrazuje súčet všetkých naplánovaných hodín pre jednotlivých užívateľov, čo umožňuje lepšie riadenie zdrojov.