Body porady sú jedným zo základných nástrojov pre správnu štruktúru a priebeh porady. Body porady môžu vznikať:
- Vytvorením automaticky - body porady sú vytvorené v rade porád a pri aktivácii výskytu porady sa tieto body porady z radu porád automaticky skopírujú do aktivovanej inštancie porady
- Manuálne - body vytvárame stlačením čierneho tlačidla pridať bod porady. Body porady môžu vznikať aj presúvaním z iných inštancií porád
Skôr ako prejdeme k popisu konkrétneho bodu porady, je treba povedať, Že na tomto mieste je priestor pre pridanie popisu, úvodu (v záhlaví), záveru porady (v pätičke).
Body porady je možné hromadne vyberať a následne ich presúvať na inú poradu, prípadne ich zmazať.
Pre úsporu priestoru je možné zapínať kompaktný režim zobrazenia, ktorý zredukuje zobrazený text len na základné informácie.
Nový bod porady
Nový bod porady vytvoríme stlačením tlačidla “pridať bod porady” marka ktorý vyvolá dialógové okno pre definovanie bližších informácií k bodu porady. Bod porady môže byť 2 typov:
- Jednoduchý - ide o možnosť prepínača s názvom “text” marka kde vyplníme:
- Názov bodu porady
- Popis bodu porady - Ide o popis toho čo chceme na porade preberať
- Trvanie - môžeme vyplniť odhadovaný čas trvania bodu porady. Suma trvania všetkých bodov porady je následne uvedená v záhlaví bodov porady, takže na základe toho je možné dedukovať ako dlho porada bude prebiehať
- Vlastník - ide o účastníka ktorý vytvoril tento bod porady
- Prezentujúci - ide o účastníkov ktorých sa bod porady týka a teda od ktorých potrebujeme k danému bodu porady nejakú súčinnosť. Prezentujúci budú porady dostávajú notifikáciu o tom že sa stali prezentujúcimi tohto bodu porady. Týmto spôsobom vedia o bode porady vopred a môžu sa naň pripraviť
- Prílohy - budú porady môžme pridať akúkoľvek prílohu ktorú k bodu porady potrebujeme
Jednoduchý bod porady môžeme vytvoriť aj pretiahnutím vytvorenej poznámky z pravého panelu do priestoru bodov porady.
- S väzbou na úlohu - v tomto prípade je možné bod porady spojiť s konkrétnou úlohou, čím sa v detaile danej úlohy, v záložke kalendár vytvorí väzba aby bolo jasné že táto úloha bola prejednávaná v nejakom bode porady. Zvyšok budú porady je totožný s jednoduchým typom porady, uvedeným vyššie. Bod porady s väzbou na úlohu môžeme vytvoriť aj pretiahnutím úlohy z pravej strany do priestoru bodov porady.
Úprava bodu porady
V prípade že bod porady je už vytvorený, jeho úpravu prevádzame tak, že klikneme na daný bod poradí, ktorý nám zobrazí dialógové okno podobné tomu pri vytváraní nového bodu porady. Naviac oproti vytváraniu nového bodu porady je možné:
- listovať medzi bodmi porady - používame nato navigáciu v záhlaví dialógového okna, kde vidíme šípky smerujúce vpravo a vľavo a zároveň poradie z celkového počtu bodov porád
- dodatočné možnosti - v pätičke dialógového okná máme niekoľko možností:
- riadiaca úloha - daného bodu porady je možné vytvoriť riadiacu úlohu
- Presunúť - bod porady je možné presunúť na inú poradu
- Zmazať - bod porady je možné zmazať
v prípade že porada sa nachádza v stave “prebieha” dialógovom okne úpravy bodu porady sa zobrazí ďalšie pole s názvom “zápis”, kde počas porady zapisujeme to na čom sme sa dohodli počas porady pri tomto bode.
