Body porady jsou jedním ze základních nástrojů pro správnou strukturu a průběh porady. Body porady mohou vznikat:
- Vytvořením automaticky - body porady jsou vytvořeny v řadě porad a při aktivaci výskytu porady se tyto body porady z řad porad automaticky zkopírují do aktivované instance porady
- Manuálně - body vytváříme stisknutím černého tlačítka přidat bod porady. Body porady mohou vznikat i přesouváním z jiných instancí porad
Než přejdeme k popisu konkrétního bodu porady, je třeba říci, že na tomto místě je prostor pro přidání popisu, úvodu (v záhlaví), závěru porady (v patičce).
Body porady lze hromadně vybírat a následně je přesouvat na jinou poradu, případně je smazat.
Pro úsporu prostoru lze zapínat kompaktní režim zobrazení, který zredukuje zobrazený text pouze na základní informace.
Nový bod porady
Nový bod porady vytvoříme stisknutím tlačítka “přidat bod porady” marka který vyvolá dialogové okno pro definování bližších informací k bodu porady. Rozlišujeme 2 typy bodu porady:
- Jednoduchý - jde o možnost přepínače s názvem "text" kde vyplníme:
- Název bodu porady
- Popis bodu porady - jedná se o popis toho co chceme na poradě probírat
- Trvání - můžeme vyplnit odhadovanou dobu trvání bodu porady. Suma trvání všech bodů porady je následně uvedena v záhlaví bodů porady, takže na základě toho lze dedukovat jak dlouho porada bude probíhat
- Vlastník - jde o účastníka který vytvořil tento bod porady
- Prezentující - jde o účastníky kterých se bod porady týká a tedy od kterých potřebujeme k danému bodu porady nějakou součinnost. Prezentující budou porady dostávají notifikaci o tom že se staly prezentujícími tohoto bodu porady. Tímto způsobem vědí o bodě porady předem a mohou se na něj připravit
- Přílohy - budou porady můžeme přidat jakoukoli přílohu kterou k bodu porady potřebujeme
Jednoduchý bod porady můžeme vytvořit i přetažením vytvořené poznámky z pravého panelu do prostoru bodů porady.
- S vazbou na úkol - v tomto případě lze bod porady spojit s konkrétním úkolem, čímž se v detailu daného úkolu, v záložce kalendář vytvoří vazba, aby bylo jasné, že tento úkol byl projednáván v nějakém bodě porady. Zbytek budou porady je totožný s jednoduchým typem porady, uvedeným výše. Bod porady s vazbou na úkol můžeme vytvořit i přetažením úkolu z pravé strany do prostoru bodů porady.
Úprava bodu porady
V případě, že bod porady je již vytvořen, jeho úpravu provádíme tak, že klikneme na daný bod pořadí, který nám zobrazí dialogové okno podobné tomu při vytváření nového bodu porady. Navíc oproti vytváření nového bodu porady je možné:
- listovat mezi body porady - používáme k tomu navigaci v záhlaví dialogového okna, kde vidíme šipky směřující vpravo a vlevo a zároveň pořadí z celkového počtu bodů porad
- dodatečné možnosti - v patičce dialogového okna máme několik možností:
- řídící úkol - daného bodu porady lze vytvořit řídícího úkolu
- Přesunout - bod porady lze přesunout na jinou poradu
- Smazat - bod porady lze smazat
v případě že porada se nachází ve stavu "probíhá" dialogovém okně úpravy bodu porady se zobrazí další pole s názvem "zápis", kde během porady zapisujeme to na čem jsme se dohodli během porady při tomto bodě.
