Toto zobrazení poskytuje přehled o kapacitách jednotlivých uživatelů a zaplánování jednotlivých úkolů. Zobrazení plánování lze nalézt v evidenci projektů, kde se nacházejí všechny projekty a také v detailu jednotlivých projektů. Kapacitní plánování umožňuje manažerům projektů jejich efektivní řízení a poskytuje okamžitou informaci o vytíženosti členů projektu.
Základem pro správné fungování plánování je mít připojeného poskytovatele kalendáře v uživatelských nastaveních. Návod k tomuto nastavení naleznete na tomto odkazu. Kapacitní plánování počítá s pracovní dobou uživatelů, proto je třeba ji mít pro správný výpočet také nastavenou. Vzhledem k tomu, že plánování kapacit v principu funguje na základě vytváření událostí za vlastníka kalendáře, musí ve stejných nastaveních souhlasit s poskytnutím kalendáře a zároveň s jeho změnami. Tato nastavení lze však deaktivovat.
Kapacitní plánování vychází z Gantta, tedy chceme-li efektivně plánovat úkoly členům projektů je třeba aby projekty a úkoly v nich měly definované datum zahájení, datum splnění a také odhadovaný čas plnění úkolů. Pokud jsou všechna tato nastavení definována, v zobrazení plánování je následně možné vidět reprezentaci časového harmonogramu projektů a jejich úkolů, přičemž u úkolů se nacházejí ikony se symbolem "+", díky kterým je možné plánovat dané úkoly členům projektů. Úkoly je však možné plánovat i mimo ikony se symbolem "+", ty se však zobrazují červenou ikonou, která signalizuje, že úkoly jsou plánovány mimo jejich určené datum zahájení, splnění nebo přesáhly odhadovaný čas plnění úkolu.
Označením jednoho z členů projektu a vybráním projektové úlohy lze úlohu detailněji zaplánovat. Po zvolení se zobrazí hodinový časový harmonogram, ve kterém se zobrazují i ostatní události z kalendáře vybraného uživatele, jako například porady či termíny jiných úkolů. Je důležité poznamenat, že zobrazeny jsou jen události, které nemají nastaven stav "Volno". Naplánovaná úloha v tomto časovém harmonogramu se zobrazuje tmavou ikonou pro lepší odlišení od ostatních událostí z kalendáře. Naplánovaný úkol lze přesouvat v čase, nebo měnit jeho délku, respektive čas od-do. Také je možné pomocí blokového plánování vyplnit veškerou dostupnou volnou kapacitu uživatele v rámci dne/měsíce/týdne úkolem.
Při postupném plánování se zvyšuje využití kapacity uživatelů, která je definována jejich pracovní dobou od-do, a při úkolech se naplňuje čas, který byl určen k jejich splnění. Pokud dojde k překročení těchto kapacit, projektový manažer je na to upozorněn vyznačením prostoru a textu, který zobrazuje kapacity, červenou barvou.
Kapacitní plánování se ve výchozím nastavení zobrazuje v denním zobrazení. Přepínačem je možné přepnout toto zobrazení na týdny nebo měsíce. Při zobrazení týdnů a měsíců se zobrazují prstencové grafy, které symbolizují využití kapacity uživatele daným úkolem nebo jinými událostmi.
V pravém horním rohu pohledu jsou dostupné další nástroje pro přizpůsobení zobrazení kapacit:
Záložka Dnes poskytuje uživatelům rychlý přístup ke všem událostem a poradám, které je čekají v daném dni, bez nutnosti otevírat evidenci kalendář nebo záložky porady v projektech či týmech. V této záložce se mohou uživatelé přesouvat v čase v rámci daného dne pomocí kolečka myši. Záložka Dnes také umožňuje vytvořit novou událost, poradu nebo si naplánovat úkoly na konkrétní čas během dne. Porady lze vytvořit prostřednictvím tlačítka, které se zobrazí po otevření záložky Dnes, a úkoly lze naplánovat pouhým přetažením ( drag and drop) do této záložky.
V záložce Aktivita najdou uživatelé všechny aktivity, které sami provedli. Na rozdíl od upozornění, která zobrazují změny a aktivity v úkolech a jiných objektech aplikace ALITEO, ke kterým mají přístup i ostatní členové projektů nebo společností, záložka Aktivita zobrazuje jen ty změny a aktivity, které provedli samotní uživatelé. Podobně jako u upozornění a zmínek jsou jednotlivé aktivity uspořádány pod objekty, ve kterých byly provedeny.
Zmínky doplňují funkce upozornění tím, že poskytují uživatelům přehled o situacích, ve kterých byli přímo označeni v komentářích úloh. Zmínky jsou uspořádány podobně jako upozornění – pod příslušné objekty, ke kterým patří. Tato funkce umožňuje uživatelům snadno sledovat všechny relevantní zmínky a rychle reagovat na důležité interakce.
Záložka Upozornění poskytuje uživatelům přehled o změnách, které nastaly v různých objektech aplikace ALITEO, jako jsou projekty, úkoly, porady a podobně. Upozornění jsou uspořádána podle objektů, ke kterým patří. Například, pokud v úloze přibude nový komentář a zároveň se změní její etapa, obě tato upozornění najdete pod tímto úkolem. Jednotlivé objekty upozornění lze snadno rozlišit pomocí intuitivních ikon. Tímto způsobem mají uživatelé všechny důležité informace vždy na dosah a mohou rychle reagovat na nové změny a notifikace.
Pomocí Chatu dokáží uživatelé aplikace ALITEO komunikovat s dalšími členy společností. V této záložce najdou uživatelé všechny své otevřené chaty, ať už jde o chat projektu, chat týmu nebo soukromý chat s jednotlivými uživateli. V rámci této záložky mají uživatelé možnost vytvořit nový chat a díky intuitivní navigaci najít konkrétní uživatele nebo skupiny uživatelů své společnosti, se kterými chtějí zahájit konverzaci.
V záložce Poznámky aplikace ALITEO si uživatelé mohou vytvářet soukromé poznámky a uspořádat je do přehledných složek. K dispozici jsou různé typy poznámek: Klasické poznámky, kde jednoduše zadáte název a text, ToDo poznámky, které Vám umožňují vytvářet seznamy úkolů ke splnění. Kromě toho si můžete vytvořit i poznámky, které obsahují přílohy nebo odkazy, čímž ještě více zjednodušíte správu svých úkolů a projektů.
V této záložce uživatelé vidí svá všechna dosavadní měření zahájená měření času. Ať už na jednotlivých úkolech, projektech, poradách atd.. Tato záložka také poskytuje možnost vytvořit nové měření času. Zvolením typu měření (Společnost, Role, Projekt, Tým) a následným výběrem konkrétního objektu dokáží uživatelé vytvořit a spustit nové měření času. Tato záložka také poskytuje možnost dosavadní měření času uložit a transformovat je tak na výkazy práce.
Od verze 23.3 umožňuje aplikace ALITEO také neregistrovaným tzv; anonymním uživatelům přístup k případům zadaným prostřednictvím e-mailu do stávajícího projektu. Nemusí tedy své případy obsluhovat pouze přes e-mail, ale mohou si všechny své úkoly (jejichž vlastníkem) podívat na tzv. portálu.
Do portálu se anonymní uživatel dostane z e-mailu, který obsahuje upozornění aplikace ALITEO kliknutím na tlačítko „Zobrazit úkol“. Portál se otevírá ve webovém prohlížeči, kde je prostředí viditelně jednodušší oproti rozhraní přímo v aplikaci ALITEO.
Obrazovka obsahuje
Po registraci v aplikaci ALITEO je uživateli automaticky aktivován tarif Basic, který je zdarma. V případě navýšení si licenci může vybrat v tomto menu stisknutím tlačítka Vybrat licenci.
Pokud již je aktivována nějaká licence, tak ji lze změnit v menu existující licence přes tlačítko „Správa licence“ a výběrem z možností:
Po stisku tlačítka je k dispozici na výběr několik tarifů. V pravém horním rohu je pole pro vyplnění počtu uživatelů a v záhlaví lze přepnout platbu za licenci mezi roční a měsíční.
Jinak v této části najdeme:
