Pokročilá nastavení pracovního prostoru

V pokročilých nastaveních pracovního prostoru najdeme několik oblastí, které opět blíže specifikují nastavení pracovního prostoru.

Uzavření úkolu:

• Interní uživatel může uzavřít úkol - toto pravidlo hovoří o tom, zda může jakýkoli interní uživatel uzavřít úkol.
• Externí uživatel může uzavřít úkol – toto pravidlo určuje, zda může jakýkoli externí uživatel úkol uzavřít.
• Uzavřít úkol je možné pouze na základě žádosti o uzavření – toto pravidlo určuje, že úkol může uzavřít pouze vlastník úkolu, a to buď na vlastní žádost, nebo na žádost jiného uživatele. Žádost o uzavření může podat buď řešitel úkolu, nebo kterýkoli interní uživatel projektu. včetně vlastníka úkolu.
  • V případě zapnutí tohoto nastavení je možné nastavit automatické schválení žádosti pokud vlastník nereaguje.

Zrušení úkolu:

• Interní uživatel může zrušit úkol – toto pravidlo určuje, zda může jakýkoli interní uživatel úkol zrušit.
• Externí uživatel může zrušit úkol – toto pravidlo určuje, zda může jakýkoli externí uživatel úkol zrušit.
• Zrušit úkol je možné pouze na základě žádosti o zrušení – toto pravidlo určuje, že úkol může zrušit pouze vlastník, a to buď na vlastní žádost, nebo na žádost jiného uživatele. Žádost o zrušení může podat buď řešitel úkolu, nebo kterýkoli interní uživatel projektu. včetně vlastníka úkolu.
  • Stejně jako v případě uzavření je i v případě zrušení možné při tomto nastavení zapnout automatické schválení žádosti o zrušení, pokud vlastník nereaguje.

Úkoly, kterých jsem vlastník

• Toto nastavení zapíná připomenutí vlastníkovi úkolu (formou vyskakujícího dialogového okna), že úkol čeká na uzavření resp. zrušení a právě vlastník má tento stav potvrdit nebo zamítnout.
• Toto připomenutí se zapíná zvlášť při:
  • Otevření úkolu,
  • Odeslání komentáře.

Spokojenost:

Pracovní prostor zároveň obsahuje možnost zapínat průzkum spokojenosti. Hodnocení lze zapnout při:

• Uzavření úkolu:
  • Spokojenost s termínem,
  • Spokojenost s kvalitou řešení.
• Zrušení úkolu:
  • Spokojenost s termínem,
  • Spokojenost s kvalitou řešení.

V případě aktivace alespoň jednoho hodnocení je možné dodatečně:

• Umožnit zadat vyjádření k hodnocení – hodnotitel může kromě výběru hodnocení zadat slovní popis hodnocení.
• Vybrat formát hodnocení – hodnocení hvězdami nebo emotikony.

Dalšími možnostmi nastavení pracovního prostoru jsou:

• Nelze uzavřít hlavní úkol, dokud nejsou uzavřeny všechny dílčí úkoly – v případě tohoto nastavení je pro uzavření úkolu podmínka uzavření všech jejích dílčích úkolů..
• Termín dílčího úkolu nemůže přesáhnout termín hlavního úkolu – toto nastavení zabraňuje tomu, aby termín splnění dílčího úkolu nemohl přesáhnout termín hlavního úkolu.
• Externí uživatel může znovu otevřít úlohu – dovoluje externímu uživateli, vlastníkovi znovu otevřít již uzavřenou úlohu – přibude tlačítko v daném úkolu.
• Postupné řešení etap - tímto nastavením zakazujeme přeskakování etapy řešení úkolu.
• Je možné přidávat úkoly - pravidlo použijeme v případě že chceme hromadně zakázat přidávání dalších úkolů do jakéhokoli projektu v daném pracovním prostoru.
• Je možné přidávat projekty - pravidlo použijeme v případě, že chceme hromadně zakázat přidávání dalších projektů do daného pracovního prostoru.
• Lze rušit přílohy projektových úkolů – toto nastavení zpřístupní možnost rušit resp. smazat přílohy projektových úkolů).
• Je možné vykazovat práci na uzavřené/ zrušené úkoly - tímto pravidlem nastavujeme zda lze vykazovat práci, resp. vytvářet výkazy práce na úkoly které byly uzavřeny nebo zrušeny.
• Automaticky navrhnout k uzavření pokud je úkol ve stavu „Čeká na reakci vlastníka a vlastník nereaguje" - toto pravidlo použijeme v případě že chceme automaticky uzavírat úkol nebo žádat o její uzavření v případě že úkol je ve stavu „Čekat na reakci vlastníka“ více než definovanou dobu.
• Automaticky archivovat po uzavření nebo zrušení - toto nastavení použijeme v případě že chceme po uzavření nebo zrušení úkolu automaticky provést její archivaci. Archivací úkolů zároveň uvolňujeme kapacitu aktivních úkolů zakoupeném tarifu.
• Automaticky vrátit do řešení, pokud uživatel nereaguje – tímto nastavením určujeme počet dní, po jejichž uplynutí se úkol vrátí do stavu „V řešení“, pokud uživatel, na jehož reakci úkol čeká (stav úkolu byl změněn na „Čeká na reakci uživatele“), nereaguje.

Typ portfolia pro náhled:

Posledním nastavením je výběr typu portfolia pro náhled. Toto nastavení může být buď synchronizované s nastavením typu portfolia pro náhled společnosti, nebo specifické pro daný pracovní prostor.

Doplňující informace:

V případě nastavení pro Uzavření a Zrušení úkolů je chování aplikace ALITEO následující:

• Interní/Externí uživatel může uzavřít/zrušit úkol:
  • Ve výchozím nastavení jsou možnosti „Interní/Externí uživatel může uzavřít/zrušit úkol“ vypnuté a uzavírání/zrušení úkolů provádí pouze samotný vlastník.
  • Po aktivaci těchto nastavení může úkol uzavřít kterýkoli uživatel daného typu (interní/externí podle zvoleného nastavení) bez potřeby podávat žádost o uzavření/zrušení úkolu.

• Uzavřít/Zrušit úkol je možné pouze na základě žádosti o uzavření/zrušení:
  • Ve výchozím nastavení je tato možnost vypnutá a úkoly je možné uzavírat/zrušit bez návrhu na jejich uzavření/zrušení. Uzavření/zrušení provádí buď vlastník úkolu, nebo interní, případně i externí uživatel, v závislosti na tom, zda jsou aktivována výše popsaná nastavení („Interní/Externí uživatel může uzavřít/zrušit úkol“).
  • V případě zapnutí nastavení „Uzavřít/Zrušit úkol je možné pouze na základě žádosti o uzavření/zrušení“ musí tuto žádost podat i samotný vlastník úkolu.
  • Zapnutím tohoto nastavení je možné předejít nechtěnému uzavření/zrušení úkolů v nedokončených případech, kde již byla odvedena práce.