Od verze 23.3 umožňuje aplikace ALITEO také neregistrovaným tzv; anonymním uživatelům přístup k případům zadaným prostřednictvím e-mailu do stávajícího projektu. Nemusí tedy své případy obsluhovat pouze přes e-mail, ale mohou si všechny své úkoly (jejichž vlastníkem) podívat na tzv. portálu.

Do portálu se anonymní uživatel dostane z e-mailu, který obsahuje upozornění aplikace ALITEO kliknutím na tlačítko „Zobrazit úkol“. Portál se otevírá ve webovém prohlížeči, kde je prostředí viditelně jednodušší oproti rozhraní přímo v aplikaci ALITEO.

Obrazovka obsahuje

• Záhlaví - v této části vidí základní informace k úloze, jejímž je vlastník:
  • číslo úkolu
  • Priorita
  • Stav úkolu – anonymní uživatel vidí pouze následující stavy:
    • Žádat o uzavření
    • Uzavřeno
    • Žádat o zrušení
    • Zrušeno
    • Čeká na reakci vlastníka
    • V řešení – tento stav reprezentuje pro anonymního vlastníka všechny ostatní možnosti, které ALITEO nabízí (etapy řešení, reakce projektu/týmu, pozastaveno atd.)
  • Datum vytvoření
  • e-mail vlastníka
• Záložky
  • Popis – původní popis úkolu, který vlastník použil při založení úkolu
  • Komentáře – jsou viditelné pouze veřejné komentáře
  • Přílohy – veřejné přílohy úkolu

Po registraci v aplikaci ALITEO je uživateli automaticky aktivován tarif Basic, který je zdarma. V případě navýšení si licenci může vybrat v tomto menu stisknutím tlačítka Vybrat licenci.

Pokud již je aktivována nějaká licence, tak ji lze změnit v menu existující licence přes tlačítko „Správa licence“ a výběrem z možností:

• Zvýšit k dnešnímu dni – zvýšení licence (vyšší počet uživatelů nebo vyšší tarif) lze kdykoli během trvání licence
• Změnit licenci – k datu obnovení smlouvy je možná jakákoli změna licence

Po stisku tlačítka je k dispozici na výběr několik tarifů. V pravém horním rohu je pole pro vyplnění počtu uživatelů a v záhlaví lze přepnout platbu za licenci mezi roční a měsíční.

Jinak v této části najdeme:

• Typ aktivního tarifu, jeho limity a jejich čerpání
• Nastavené platební údaje
• Identifikace platební karty a její expirace
• Historie plateb s možností stažení faktury

Licenci v ALITEO popisuje vybraný tarif, který jednak určuje cenu uživatele (interního, případně externího s licencováním – viz kapitolu o uživatelích společnosti) a jednak limity, které daná společnost má. Aktuální cena a limity jsou uvedeny na stránkách Ceník - ALITEO.com. Tarif primárně definuje následující limity:

• Počet aktivních projektů – jedná se o maximální počet projektů, které nebyly archivovány
• Počet aktivních projektových úkolů – jedná se o maximální počet projektových úkolů, které nebyly archivovány
• Velikost úložiště – jde o maximálně dostupné místo pro ukládání příloh (v úkolech, dokumentech projektu a týmu, porad atd.), včetně archivovaných
• Počet uživatelů
  • pro tarif Basic – maximální počet jakýchkoli uživatelů
  • pro ostatní tarify – neomezený počet externích uživatelů a za interního uživatele (případně externího s licencováním) je stanovena cena ke každému tarifu zvlášť
  • Ostatní možnosti, které nejsou dostupné pro všechny tarify (například možnost API komunikace, která je dostupná až v konkrétních tarifech)

Podle práv přihlášeného uživatele a nastavení pohledu a klientského filtru v levém panelu vidíme ve středu obrazovky všechna odpovídající portfolia.

V záhlaví této obrazovky je umístěno tlačítko pro přidání nového portfolia. Po jeho stisknutí je třeba vybrat:

• Název portfolia
• Společnost – pro kterou portfolio vytváříme
• Typ portfolia – vybereme typ portfolia z dostupného seznamu možností Tento seznam lze upravovat v nastavení společnosti

Portfolia se zobrazují tradičně formou karet, na kterých se nachází několik údajů:

• Název portfolia
• Společnost – do které portfolio patří
• Projekty – počet projektů, které jsou k danému portfoliu připojeny
• Kontakty – počet kontaktů, které jsou k portfoliu přidány
• Typ portfolia
• Datum – datum platnosti portfolia
• Stav portfolia – aktivní a neaktivní
• Vlastník a členové – zobrazení avataři vlastníka a ostatních členů portfolia

Každé dostupné portfolio lze označit za oblíbené zapnutím hvězdičky na pravé straně karty.

Levý panel v evidenci portfolio slouží k bližšímu filtrování portfolií zobrazených ve střední části obrazovky.

Skládá se ze dvou částí:

Serverový pohled

Tento nástroj nabízí 2 základní pohledy

• Všechna portfolia – zobrazí se všechna portfolia, kterých je uživatel členem
• Spravovaná portfolia – zobrazí se všechna portfolia, kterých je uživatel administrátorem

Zároveň lze definovat vlastní pohled pomocí tlačítka „Nový pohled, kde lze definovat podmínky, které nám vyhovují pro filtrování portfolií. Pohled lze uložit jako pohled:

• Uživatele
• Společnosti – pro uživatele s právem Administrátor společnosti. Ten může navíc uložit pohled viditelný pro:
  • pouze interní uživatele – pohled uvidí pouze uživatelé typu „interní“
  • interní a externí uživatele – pohled uvidí všichni uživatelé společnosti

Klientský filtr

Klientský filtr je oddělen šedou čarou v levém panelu, který je generován z načtených portfolií. Tímto filtrem můžeme následně dodatečně filtrovat již načtená portfolia dle potřeby. Nastavení klientského filtru se nijak neukládá.

V horní liště detailu portfolia se nacházejí další možnosti

• Ovládání podrobných upozornění - v pravém horním rohu detailu portfolia se nachází tlačítko pro zapínání resp. vypínání podrobných upozornění. Vedle něj je také tlačítko kterým lze vyvolat menu pro vymazání upozornění v pravém panelu. Tímto tlačítkem vymažeme všechna upozornění z pravého panelu týkající se tohoto úkolu.
• Nastavení – kliknutím na ikonu ozubeného kolečka s názvem „Nastavení“ (dostupné pouze pro členy portfolia s právem „Administrátor“) lze otevřít dialogové okno nastavení portfolia, kde máme dostupné následující možnosti:
  • Všeobecné – prostor pro úpravu:
    • Loga portfolia
    • Názvu portfolia
    • Manažera portfolia
    • Stavu portfolia (aktivní a neaktivní)
    • Začátku a konce portfolia
    • Viditelnosti portfolia
  • Členové – místo pro úpravu členů portfolia

Podobně jako jiné objekty, i data portfolia se člení do několika oblastí, které zastřešují následující záložky:

• Projekty – v této záložce máme dostupné všechny připojené projekty k danému portfoliu. Projekty přidáváme pomocí dostupného tlačítka a vyhledáním daného projektu
• Projektové úkoly – zde máme dostupné projektové úkoly všech připojených projektů
• Kontakty – prostor pro ukládání potřebných kontaktů pro dané portfolio
• Dashboard – podobně jako dashboardy na jiném místě i zde lze vytvářet grafické pohledy na potřebná data skrze dané portfolio
• Členové – členové portfolia mají právo dané portfolio vidět a je možné ho spravovat pro ty členy, kteří mají aktivní právo Administrátor
• Aktivity – na tomto místě se sdružují podstatné změny daného portfolia

Některé záložky obsahují také levý panel, který slouží k filtraci objektů dané záložky. Jedná se primárně o Projekty a Projektové úkoly, které tento nástroj vyžadují.

V detailu portfolia se nachází několik důležitých informací, mezi které patří:

• Navigace - obsahuje společnost, pracovní prostor, typ portfolia (definovatelný v nastavení společnosti) a stav (aktivní a neaktivní).
• Název portfolia – může to být jméno dodavatele, odběratele, rámcového projektu či jiného objektu, který pro nás dává na vyšší úrovni smysl.

Do menu uživatele se dostaneme kliknutím na avatara a jméno uživatele v pravém horním rohu aplikace ALITEO. Po kliknutí se rozbalí menu, ve kterém se nachází několik funkcionalit.

Aktivní společnosti

Jedná se o seznam společností, kterých je uživatel členem. U každého názvu společnosti se nacházejí tři ovládací prvky:

• Zaškrtávací políčko – pro zobrazování dat dané společnosti v evidencích aplikace (musí být alespoň jedna označena)
• Hvězdička – označení oblíbené společnosti – při vstupu do aplikace nebo obnovení stránky se všechny společnosti označené hvězdičkou zároveň označí zaškrtávacím políčkem. Jinými slovy, při obnovení stránky aplikace jsou dostupná data těchto společnosti
• Ozubené kolečko – ikona pro vstup do nastavení společnosti (pro uživatele s právem Administrátor společnosti) nebo vstup do nastavení pracovního prostoru/ů (pro uživatele s právem Administrátor prac. prostoru)

V této části můžeme přidávat další společnosti, pro které platí zvláště licencování.

Archivované společnosti

Vzhledem k tomu, že společnost lze také archivovat, v tomto menu lze zobrazovat archivované společnosti.

Zobrazovaný stav

Jedná se o prostor, kde si uživatel může nastavit svůj stav, kterým vystupuje pro ostatní uživatele aplikace. Je možné nastavovat stav jeden pro všechny společnosti nebo nastavit pro každou společnost stav zvlášť. Odlišujeme tyto stavy:

• Aktivní – se zelenou tečkou u avatara. Tento stav je automaticky a může se měnit na:
  • Offline – bez ikony - jsou-li zavřeny všechny karty webového prohlížeče s aplikací ALITEO
  • Na meetingu – ikona červená – uživatel je připojen do ALITEO konferenčního hovoru
• Tichý – s oranžovou ikonou – ruční nastavení, které se nemění s ohledem na stav prohlížeče či stav uživatele
• Skrytý (offline) – bez ikony - ruční nastavení, které se nemění s ohledem na stav prohlížeče či stav uživatele

Moje nastavení

Jedná se o personální nastavení uživatele, kterým se věnuje zvlášť kapitola „Nastavení uživatele“.

V rámci této záložky najdeme po vytvoření společnosti předdefinované typy portfolií (Odběratel, Dodavatel, Partner, Rámcový projekt). Tento seznam lze upravovat a rozšiřovat o námi definované typy, které potřebujeme pro naše použití. Typy portfolií pak přiřazujeme stávajícím nebo novým portfoliím.

Nový typ portfolia přidáme stisknutím tlačítka „Nový typ portfolia“ a zadáním jeho názvu a jeho editaci provedeme kliknutím na kartu s názvem typu portfolia. Více informací najdeme v kapitole „Portfolio“.