Jak funguje plánování

Toto zobrazení poskytuje přehled o kapacitách jednotlivých uživatelů a plánování jednotlivých úkolů. Zobrazení plánování lze nalézt v evidenci projektů, kde se nacházejí všechny projekty, a také v detailu jednotlivých projektů. Kapacitní plánování umožňuje projektovým manažerům jejich efektivní řízení a poskytuje okamžitou informaci o vytíženosti členů projektu.

Základem pro správné fungování plánování je mít připojeného poskytovatele kalendáře v uživatelském nastavení. Návod k tomuto nastavení najdete na tomto odkazu. Kapacitní plánování pracuje s pracovní dobou uživatelů, proto je potřeba ji pro správný výpočet také nastavit. Vzhledem k tomu, že plánování kapacit v principu funguje na základě vytváření událostí jménem vlastníka kalendáře, musí uživatel v daném nastavení souhlasit s poskytnutím kalendáře i s jeho úpravami. Tato nastavení je však možné deaktivovat.

Kapacitní plánování vychází z Ganttova zobrazení, tedy pokud chceme efektivně plánovat úkoly členům projektů, je potřeba, aby projekty a úkoly měly definované datum zahájení, datum splnění a také odhadovaný čas plnění úkolů. Pokud jsou všechna tato nastavení definována, v zobrazení plánování je následně možné vidět reprezentaci časového harmonogramu projektů a jejich úkolů. U úkolů se nachází ikony se symbolem „+“, pomocí kterých je možné úkoly plánovat členům projektů. Úkoly je však možné plánovat i mimo tyto ikony – ty se zobrazují červenou ikonou, která signalizuje, že úkoly jsou plánovány mimo stanovené datum zahájení, splnění nebo překračují odhadovaný čas plnění.

Po označení jednoho z členů projektu a výběru projektového úkolu je možné úkol detailněji naplánovat. Po zvolení se zobrazí hodinový časový harmonogram, ve kterém se zobrazují i ostatní události z kalendáře vybraného uživatele, jako například porady či termíny jiných úkolů. Je důležité poznamenat, že se zobrazují pouze události, které nemají nastavený stav „Volno“. Naplánovaný úkol je v tomto harmonogramu zobrazen tmavou ikonou pro lepší odlišení od ostatních událostí z kalendáře. Naplánovaný úkol lze přesouvat v čase nebo měnit jeho délku, respektive čas od–do. Také je možné pomocí blokového plánování vyplnit veškerou dostupnou volnou kapacitu uživatele v rámci dne / měsíce / týdne daným úkolem.

Při postupném plánování se zvyšuje využití kapacity uživatelů, která je definována jejich pracovní dobou od–do, a u úkolů se naplňuje čas, který byl určen k jejich splnění. Pokud dojde k překročení těchto kapacit, projektový manažer je na to upozorněn zvýrazněním prostoru a textu červenou barvou.

Kapacitní plánování se ve výchozím nastavení zobrazuje v denním zobrazení. Přepínačem je možné toto zobrazení změnit na týdenní nebo měsíční. Při zobrazení týdnů a měsíců se zobrazují prstencové grafy, které znázorňují využití kapacity uživatele daným úkolem nebo jinými událostmi.

V pravém horním rohu pohledu jsou dostupné další nástroje pro přizpůsobení zobrazení kapacit:

• Možnost zobrazení událostí ve stavu „Volno“ – tyto události jsou v plánování ve výchozím stavu ignorovány.
• Součtový řádek – zobrazuje součet všech naplánovaných hodin pro jednotlivé uživatele, což umožňuje lepší řízení zdrojů.